Bir hafta önceden programınızı planlayın

Haftalık planlama yaparak önümüzdeki yedi günün çerçevesini oluşturmak, gün içerisinde ortaya çıkabilecek öngörülemeyen işler için bize esneklik sağlayabilir. Her gün için kendinize boş zaman atamayı ihmal etmeyin. Haftalık bir plan, fazla rezervasyon yapmadan veya son teslim tarihlerini kaçırmadan beklenmedik durumlara uyum sağlamanız için sizi özgür kılabilir.⠀

Rutinlerin gizli gücünü ortaya çıkarın.

Araştırmalar, bir kişinin günlük üretkenliğinin % 40’ının rutinleri tarafından desteklendiğini gösteriyor. Üretkenliğimizi arttıracak rutinler benimsemek bu konuda önemli. ⠀

Hayır demeyi öğrenin.⠀

Yolunuza çıkan her şeyi kabul etmeye mecbur hissediyorsanız, verimliliğinizin zayıflaması çok uzun sürmeyecektir. Hayır demekte, gücenmeden dostça ve açık kalmanızı sağlayan bir sanat vardır.⠀

Çoklu görevleri minimumda tutun.⠀

Yapılan araştırmalar aynı andan birden fazla göreve odaklanmanın verimliliği olumsuz etkilediğini gösteriyor. Bu sebeple günümüzü planlarken görevleri ayrı tutmakta fayda var. Bir görevi tamamladıktan sonra diğerine geçerek dikkat dağınıklığını minimuma indirebilirsiniz.⠀

Kaynak⠀

Hall, J. (2021, March 28). How To Curate Your Schedule For Optimal Productivity. Forbes: https://www.forbes.com/sites/johnhall/2021/03/28/how-to-curate-your-schedule-for-optimal-productivity/⠀

Daha Verimli Bir Hafta İçin Programınızı İyileştirecek İpuçları yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Evinizin bir bölümünü dikkatiniz dağılmadan çalışabileceğiniz bir çalışma alanı olarak düzenleyin.

Dikkat dağıtıcı unsurlar evden çalışırken en sık karşılaştığımız zorluklardan biri. Odağınızı olabildiğince yaptığınız işte tutabilmek için bunlardan uzakta kalabilmek önemli. Örneğin; çalışırken telefonunuza gelen sosyal medya bildirimleri dikkatinizi dağıtıyorsa çalışma saatleriniz içerisinde telefonunuzun sosyal medya bildirimlerini kapatmayı deneyebilirsiniz. Bunun yanında çalışırken evde yapmanız gereken işler ( çamaşırları yıkamak, akşam yemeğini hazırlamak gibi) aklınıza geldiğinden odağınız başka düşüncelere kayıyor olabilir. Yetiştirmeniz gereken raporu hazırlarken ev işlerini aradan çıkarmak yerine bu işler için ayrı bir zaman belirleyin. Bu işleri de yapılacaklar listenize eklemeyi unutmayın.

Farklı yerlerde çalışıp verimli olabiliyorsanız şanslı azınlıktansınız. Araştırmalar gösteriyor ki çalışmak için hep aynı mekanı kullanmak verimliliğimizi arttırıyor. Evinizde odaklanmak için bir çalışma alanı belirleyin. Bu alanı ofisinizdeki masanız gibi düzenlemeniz konsantrasyonunuzu pozitif yönde etkileyecektir.

Günlük ve haftalık yapılacaklar listesi hazırlayın ve olabildiğince bu listeye sadık kalın.

Evden çalışırken evdeki rutinlerle yapılacak işler çokça birbirine karışabilir. Bu gibi durumlar verimliliğinizi olumsuz etkiler. Örneğin; yarına yetişmesi gereken sunumunuzu hazırlarken aklınız bir yandan akşam yemeğinde olursa muhtemelen dikkatinizin dağılması zaman kaybetmenize yol açacaktır. İşte bu durumdan kurtulmak için basit bir yapılacaklar listesi hazırlamak işinize çokça yarayacaktır. Yapılması gerekenleri küçük parçalara ayırarak listeye eklemek hem o işi gözünüzde büyütmenizi engelleyecek hem de bitirdiğiniz işlerin üzerini çizmiş olmak, motivasyonunuzu arttıracaktır.

Çalışma saatlerinizi belirleyin. Zaman yönetimine önem verin.

Evden çalışırken çalışma saatlerini düzenlemek oldukça önemli. Eğer çalışma saatlerini kendinize göre ayarlayabileceğiniz bir işte çalışıyorsanız bu madde sizin için çok daha önemli olacaktır. “Uyandığım saatte çalışmaya başlarım.” mantığıyla her gün farklı saatlerde plansız çalışarak verim yakalayabilmeniz pek de mümkün görünmüyor. Bu nedenle işe başlamak ve belirli aralıklarla mola vermek için kendinize bir plan yapın. Planınıza sadık kalabilmek için bu planı çalışma arkadaşlarınızla da paylaşabilir, onları da dahil edebilirsiniz. Zamanımı etkili yönetebilmek için kullandığım Google Takvim uygulamasından bahsettiğim yazımı okumak isterseniz hemen buraya bırakıyorum.

Hareket etmeyi, belli aralıklarla molalar vermeyi unutmayın.

İşe gidip gelmek, öğle yemeğini dışarda yemek, gün içinde koşuşturmalar içerisinde olmak sizi aktif tutar. Ancak kabul edelim evden çalışırken bu kadar hareket edemiyoruz. Çoğu zaman masa başında çalışırken saatlerin nasıl geçtiğinin farkına varamayız. Ancak vücudumuzun hareket etmeye ihtiyacı var. Evden çalışırken hareket etmeyi unutmamalıyız. Örneğin; iş gününe hafif bir egzersizle başlayabilir ya da hazırladığınız günlük yapılacaklar listenize “belini esnet” hatırlatmaları ekleyebilirsiniz. Günlük adım sayınızı arttırmak için bir sokak ilerideki marketten alışverişinizi yapabilirsiniz. İnanın vücudunuz size minnettar kalacaktır.

Kıyafetinizi değiştirin, pijamalarla çalışmayın.

Yumuşacık pijamalarla çalışma fikri çok cazip geliyor farkındayım. Ancak evden çalışırken sizi rahat hissettiren her şeye temkinli yaklaşmanızı öneririm. Sabah bilgisayarın başına geçmeden pijamalarınızı değiştirip en sevdiğiniz ev kıyafetinizi giymek, belki favori parfümünüzü sıkmak beyninize “iş gününe” hazır olduğunuzun sinyalini gönderecektir. Bu basit yöntemi uygularsanız üretkenliğinizin arttığını göreceksiniz.

Sevgiler!

Uzaktan Çalışma Sürecinde Verimlilik İpuçları yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Kanban Tekniği nedir?

Kanban tekniği; üretim sistemlerinde, üzerinde çalışılan işlerin sınırlandırılması ve maksimum iş alma kapasitesine ulaşıldığında gerekli sinyalin verilmesine dayalı bir çekme mekanizmasıdır. Bu teknik 1940’larda Toyota fabrikasında bir mühendis olan Taiichi Ohno tarafından, fabrikadaki işleri daha düzenli ve verimli bir hale getirmek için geliştirilmişti. Kanban eski Japonca’da tahta ya da tabela anlamına geliyordu. Ben size bu yazımda Kanban tekniğini kendi verimliliğimizi arttırmada ve zamanımızı doğru yönetebilmede nasıl kullanabileceğimizi anlatacağım.

Bu teknik aşağıda gördüğünüz şekilde aslında 2 temel prensibe sahiptir.

1. Görselleştirmek
2. Sınırlandırmak

Görsel algılamamızı sağlayan beyin nöronları, beynin gri maddesinin %30’unu oluşturur.

Görsellere bakarken insan beyni bilgi parçalarını aynı anda işleyebilir ve bu süre bir metni okumaktan 60.000 kat daha hızlıdır. Aynı zamanda görselleştirmek, görevi somut bir şekilde gözümüzün önünde olmasını sağlar. Diğer yandan sınırlandırmak ise görevlerin yığılıp uzun zamana yayılmasına engel olur. İşte tüm bu süreci yönetmenin en popüler yolu Kanban Panosu‘dur.

Kanban Panosu Nasıl Oluşturulur?

Bu tekniğin birçok farklı alanda kullanımının olmasıyla beraber en yaygın kullanılan şekli 3 aşamadan meydana geliyor. Şimdi size kendi yöntemimle anlatmaya çalışacağım. Elimize aldığımız kağıdı 3 sütuna bölüyoruz. İlk sütuna “Yapacağım”, ikinciye “Yapıyorum” ve sonuncuya “Yaptım” yazıyoruz. (Tabii siz bu isimlendirmeyi istediğiniz gibi değiştirebilir, eklemeler yapabilirsiniz.)

Yapacağım:

Bu sütuna yapmamız gereken ya da yapmak istediğimiz işleri yazıyoruz. Daha renkli ve göze hoş gözüken bir çalışma isterseniz renkli post-itler de kullanabilirsiniz. Böylece yapılacak işleri somut hale getirmiş olacağız.

Yapıyorum

Yapacağım sütununda belirlediğimiz işlerden birkaçını buraya geçiriyoruz. Burada önerilen en fazla 3 görevi seçmek çünkü aynı anda çok fazla işe zaman ayırmak kolay değil. Görev sayısını sınırlandırarak başladığımız işi yarım bırakma ya da özensiz bir şekilde tamamlama ihtimalini en aza indirmiş oluyoruz.

Yaptım

Bitirdiğimiz görevleri son sütuna alıyoruz. Bunu yapıyor olmak tamamladığımız işleri görerek motivasyonumuzun yükselmesini, aynı zamanda bitirdiğimiz görevleri zihnimizden çıkararak üzerimizde oluşturduğu stresin de azalmasını sağlayacaktır.

Bu tekniğin faydaları neler?

• Aklını tüm yapacaklarınla meşgul etmek performans kaybına ve strese neden olur. Bunun yerine her şeyin bir yerde yazılı olması hiçbir şeyi atlamayacağına emin olmaya yardımcı olacaktır.
• Sadece “Yapacağım” listesindeki 3 işe odaklandığın için öncelikli işleri önceliksiz işlerden ayrıştırmış olursun. Böylece gün sonuna büyük işleri bırakmak yerine daha önemsiz “yapılmasa da olur” tarzı işleri bırakmış olursun.
• Yaptığın her işi “Yaptım” bölümüne yerleştirmen, bir günde ne kadar işi yaptığını ve ne kadar çalışkan olduğunu görmene yardımcı olur, motivasyonunu arttırır.

Yazımı tamamlamadan önce Kanban Panosu tekniğinin özellikle iş yönetme ve yazılım geliştirme süreçlerinde sıklıkla kullanıldığını belirtmek istiyorum. Trello, Pivotal Tracker gibi proje yönetiminde kullanılan popüler web tabanlı yazılımların da işleyiş mantığı bu teknikten geliyor. Bu gibi programları hem profesyonel işlerinizi planlamak için hem de kişisel yaşamınızı düzenlemek için kullanabilirsiniz.

Her yeni günün bir öncekinden daha verimli ve mutlu geçmesini diliyorum.

Sevgiler!

Etkili Zaman Yönetiminde Kanban Tekniği yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Fiziksel ajanda kullanmayı çok sevsem de bu uygulamayı kullanmak zihinsel yükümü oldukça hafifletiyor. Gün içinde aklıma gelen yapacağım işleri çok hızlı bir şekilde Todoist’e not alabiliyorum. Haftalık planlarımı yaparken yaklaşan etkinliklerin takibini çok kolay yapabiliyorum.

Todoist başka neler sunuyor?

Kendi oluşturduğunuz projelere alt projeler atayıp, bu projelerle ilgili görevler belirleyebiliyorsunuz.

Hatırlatıcı ekleyerek zamanı gelen görevler öncesinde uyarı alabiliyorsunuz.

Başkalarına görev atayarak projelerde işbirliği sağlayabiliyorsunuz. Örneğin; ev arkadaşınızla ev işlerini bölüşebilirsiniz ya da ödev takibini kolayca yapabilirsiniz.

Öncelik seviyeleri ile görevleri önem sırasına göre sıralayabiliyorsunuz. “O kurbağayı ye” paylaşımımdan hatırlarsınız; güne en zorlu görevi bitirerek başlamak verimliliğinizi arttıracaktır.

“Her Pazartesi” gibi bitiş tarihleri atadığınız görev tarihleri ile kalıcı alışkanlıklar edinebilirsiniz.

Kişiye özel verimlilik trendleri ile gelişiminizi takip edebilirsiniz.

Sevgiler

Dijital Zaman Yönetimi Araçları-Todoist yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Planlama Yanılgısı Nedir?

Öncelikle çok kısa bir kavramdan bahsetmek istiyorum. Planlama Yanılgısı (Planning Fallacy). Benim de çokça yaşadığım ve literatürde yaygın olan bir zihinsel eğilim. Bu eğilim temelde, bir iş için ayıracağımız zamanı hesaplarken oldukça iyimser davranıp tüm dikkatimizi o işe vereceğimizi düşünmekten kaynaklanıyor. Haliyle herhangi bir işin gerçekte alacağı sürenin çok daha altında bir sürede tamamlanacağına dair bir beklenti geliştirmiş oluyoruz.

Peki planlama yanılgısıyla nasıl baş edebiliriz?

Artık yapılan çalışmadan bahsedebilirim2000 yılında Hollandalı bir araştırma grubu, 122 üniversite öğrencisi ile birlikte bir çalışma gerçekleştiriyor. Çalışmaya katılan öğrencilerden, gelecek hafta yaşayacakları bir gündeki deneyimlerini anlattıkları bir rapor yazmaları isteniyor. Ardından tüm öğrencilere, seçtikleri gün sona erdikten sonra raporu unutmadan “olabildiğince kısa sürede” tamamlamaları söyleniyor. Son olarak öğrencilerin seçtikleri günü ve hazırladıkları raporlarını teslim edecekleri günü belirtmeleri isteniyor.

Buradan sonrasında öğrencilere verilen yönergeler farklılaşmaya başlıyor. Haberleri olmasa da öğrenciler 2 gruba ayrılmış durumdalar.

1. Grup

İlk gruptaki öğrencilerin raporlarını nerede ve ne zaman yazacaklarına karar vermeleri gerekiyor. Aynı zamanda bunu yaparken de oldukça spesifik olmaları isteniyor. Bununla da yeterli olmayıp belirledikleri durumu hayallerinde canlandırmaları isteniyor.

2. Grup

İlk gruptan istenen durumlardan bu grubun haberi olmuyor.

Araştırmanın sonuçlarına gelecek olursak:

• İlk gruptaki öğrenciler raporu bitirecekleri günü tahmin ederken diğer gruba göre daha iyimser davranmış. Yani daha hızlı tamamlayacaklarını planlamışlar. Gün sonunda da daha kısa sürede raporlarını bitirmişler.
• Aynı zamanda ilk grubun görevi bitirmeyi planladıkları süre ile gerçekte tamamladıkları süre arasındaki fark ikinci gruba göre anlamlı olarak daha az olmuş.
• İlk grupta yer alan katılımcılar, görevi gerçekleştirdikleri esnada dış uyaranlardan daha az etkilenmiş. Araştırma grubu bu durumun nedeninin, katılımcıların görevi gerçekleştirecekleri zaman ve mekanı düşünürken zihinlerinin mevcut ortamı tarayıp en az bölünecekleri seçeneği saptadığını düşünmüşler.

Kaynak:

Koole, S., & van’t Spijker, M. (2000). Overcoming the planning fallacy through willpower: effects of implementation intentions on actual and predicted task-completion times. European Journal Of Social Psychology, 30(6), 873-888.

Nasıl Plan Yapmalıyım? yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Okuduğum bir kitapta bu konu ile ilgili, Malcolm Gladwell, Michael Lewis gibi kitapları çok satan yazarların Twitter hesaplarının olmadığını örnek veriyor ve şöyle açıklıyor: “Çünkü yazarlık kariyerlerindeki başarılarının büyük bölümünü borçlu oldukları %20’lik dilim içindeki faaliyetlere Twitter’da geçirdikleri zamanın bir hayrı olmuyor.“

Şimdi ise bu kuralı zamanımızı verimli yönetebilmek için nasıl kullanacağımızdan bahsetmek istiyorum. Zamanımız ve eforumuz kısıtlı kaynaklarımızdır. Bu sebeple hedeflerimize ulaşmak için bu kaynakları doğru ve etkili kullanmayı bilmeliyiz. 80/20 Kuralı kitabının yazarı Richard Koch’un söylediği gibi: “Sonuçların yüzde 80’i sebeplerin yüzde 20’sinden kaynaklanır. O yüzde 20’yi bulun ve hayatınız sonsuza dek değişsin.” Yani uzun lafın kısası, zamanınıza etkili olarak kullanarak sizi hedeflerinize götürecek o yüzde 20’ye odaklanın. Daha üretken ve verimli olduğunuzu göreceksiniz.

Son olarak, yazımı tamamlamadan Barış Özcan’ın bu kuralı anlattığı çok kısa videosunu ekliyorum.

Sevgiler!

Etkili Zaman Yönetimi | 80/20 Kuralı yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.