Günlük hayatımızda yapmamız gereken pek çok işimiz oluyor. Bu işlerin birçoğunu erteliyoruz ya da unutuyoruz. Bu soruna çözüm olarak sizlere temelde Japon disiplinini ve kültürünü esas alan “Kanban” tekniğinden bahsetmek istiyorum.
Kanban Tekniği nedir?
Kanban tekniği; üretim sistemlerinde, üzerinde çalışılan işlerin sınırlandırılması ve maksimum iş alma kapasitesine ulaşıldığında gerekli sinyalin verilmesine dayalı bir çekme mekanizmasıdır. Bu teknik 1940’larda Toyota fabrikasında bir mühendis olan Taiichi Ohno tarafından, fabrikadaki işleri daha düzenli ve verimli bir hale getirmek için geliştirilmişti. Kanban eski Japonca’da tahta ya da tabela anlamına geliyordu. Ben size bu yazımda Kanban tekniğini kendi verimliliğimizi arttırmada ve zamanımızı doğru yönetebilmede nasıl kullanabileceğimizi anlatacağım.
Bu teknik aşağıda gördüğünüz şekilde aslında 2 temel prensibe sahiptir.
- Görselleştirmek
- Sınırlandırmak
Görsel algılamamızı sağlayan beyin nöronları, beynin gri maddesinin %30’unu oluşturur.
Görsellere bakarken insan beyni bilgi parçalarını aynı anda işleyebilir ve bu süre bir metni okumaktan 60.000 kat daha hızlıdır. Aynı zamanda görselleştirmek, görevi somut bir şekilde gözümüzün önünde olmasını sağlar. Diğer yandan sınırlandırmak ise görevlerin yığılıp uzun zamana yayılmasına engel olur. İşte tüm bu süreci yönetmenin en popüler yolu Kanban Panosu‘dur.
Kanban Panosu Nasıl Oluşturulur?
Bu tekniğin birçok farklı alanda kullanımının olmasıyla beraber en yaygın kullanılan şekli 3 aşamadan meydana geliyor. Şimdi size kendi yöntemimle anlatmaya çalışacağım. Elimize aldığımız kağıdı 3 sütuna bölüyoruz. İlk sütuna “Yapacağım”, ikinciye “Yapıyorum” ve sonuncuya “Yaptım” yazıyoruz. (Tabii siz bu isimlendirmeyi istediğiniz gibi değiştirebilir, eklemeler yapabilirsiniz.)
Yapacağım:
Bu sütuna yapmamız gereken ya da yapmak istediğimiz işleri yazıyoruz. Daha renkli ve göze hoş gözüken bir çalışma isterseniz renkli post-itler de kullanabilirsiniz. Böylece yapılacak işleri somut hale getirmiş olacağız.
Yapıyorum
Yapacağım sütununda belirlediğimiz işlerden birkaçını buraya geçiriyoruz. Burada önerilen en fazla 3 görevi seçmek çünkü aynı anda çok fazla işe zaman ayırmak kolay değil. Görev sayısını sınırlandırarak başladığımız işi yarım bırakma ya da özensiz bir şekilde tamamlama ihtimalini en aza indirmiş oluyoruz.
Yaptım
Bitirdiğimiz görevleri son sütuna alıyoruz. Bunu yapıyor olmak tamamladığımız işleri görerek motivasyonumuzun yükselmesini, aynı zamanda bitirdiğimiz görevleri zihnimizden çıkararak üzerimizde oluşturduğu stresin de azalmasını sağlayacaktır.
Bu tekniğin faydaları neler?
- Aklını tüm yapacaklarınla meşgul etmek performans kaybına ve strese neden olur. Bunun yerine her şeyin bir yerde yazılı olması hiçbir şeyi atlamayacağına emin olmaya yardımcı olacaktır.
- Sadece “Yapacağım” listesindeki 3 işe odaklandığın için öncelikli işleri önceliksiz işlerden ayrıştırmış olursun. Böylece gün sonuna büyük işleri bırakmak yerine daha önemsiz “yapılmasa da olur” tarzı işleri bırakmış olursun.
- Yaptığın her işi “Yaptım” bölümüne yerleştirmen, bir günde ne kadar işi yaptığını ve ne kadar çalışkan olduğunu görmene yardımcı olur, motivasyonunu arttırır. 🙂
Yazımı tamamlamadan önce Kanban Panosu tekniğinin özellikle iş yönetme ve yazılım geliştirme süreçlerinde sıklıkla kullanıldığını belirtmek istiyorum. Trello, Pivotal Tracker gibi proje yönetiminde kullanılan popüler web tabanlı yazılımların da işleyiş mantığı bu teknikten geliyor. Bu gibi programları hem profesyonel işlerinizi planlamak için hem de kişisel yaşamınızı düzenlemek için kullanabilirsiniz.
Her yeni günün bir öncekinden daha verimli ve mutlu geçmesini diliyorum.
Sevgiler!
