Evet erteleme mantığını anladık diye düşünüyorum. Şimdi işe biraz bilim katalım. Davranışsal psikoloji araştırmacıları, tüm iyi niyetlerimize rağmen neden sürekli işlerimizi ertelediğimizi, “zaman tutarsızlığı” fenomeni ile tanımlıyorlar.

Kısa bir parantez açacak olursak, zaman tutarsızlığı insan beyninin anlık ödüllere gelecekten daha fazla önem verme eğiliminde olduğunu gösteriyor.

Çok sevdiğim atomik alışkanlıklar kitabının yazarı James Clear’ın blogunda okuduğum bir makaleden örnekle zaman tutarsızlığını biraz daha açmak istiyorum. Bunun için iki benliğimiz olduğunu hayal edelim: Şimdiki benliğimiz ve gelecekteki benliğimiz.

Kendimiz için hedefler belirlediğimizde gelecekteki benliğimizle hareket ediyoruz. Daha iyi bir işe sahip olmak için akıcı bir şekilde yabancı dil konuşmayı öğrenmek, sağlıklı olmak için beslenmemize dikkat etmek gibi. Karar anında gelecekteki benliğimiz devredeyken, harekete geçme zamanı geldiğinde şimdiki benliğimiz kontrolü ele alır. Az önce de bahsettiğim gibi araştırmalara göre şimdiki benlik uzun vadedeki ödüllerle değil, anlık hazlarla motive olur.

Peki nasıl motive olacağız?

Şimdiki benliğimizi motive etmek için uzun vadeli sonuçlara ve ödüllere güvenemeyiz. Bu sebeple, gelecekteki ödülleri şimdiye çekmenin bir yolunu bulmak gerekir.

Örneğin; hazırlamanız gereken bir projeniz olduğunu düşünelim. Bunu haftalardır biliyordunuz ve her gün ertelemeye devam ettiniz. Gün geçtikçe hazırlamak zorunda olduğunuz projenizle ilgili stresiniz ve huzursuzluğunuz artacaktır. Teslim tarihinden önceki gece gelecek sonuçlar şimdiki sonuçlara dönüşür. “Eylem çizgisini” aştığınız anda acınız hafifler. Şekilde gördüğünüz gibi A noktasında hissettiğiniz stres, suçluluk ve endişe gibi hisler B noktasında çok fazladır, genel olarak çalışırken harcamak zorunda olduğunuz enerjiden çok daha kötüdür. Aslında sorun işi yapmak değildir, başlamaktır.

Ertelemeyi bırakmak için neler yapabilirim?

Harekete geçmenin ödüllerini daha hızlı hale getirin.

Pennsylvania Üniversitesi’nde Katy Milkman tarafından gerçekleştirilen Temptation bundling kavramından bahsetmek istiyorum. Çok basitçe ifade edecek olursam, uzun vadede bizim için iyi olacak bir davranışı kısa vadede bizi iyi hissettiren bir davranışla beraber yaparak ertelemenin önüne geçebiliriz. Örneğin; Egzersiz yaparken en sevdiğiniz kitabı dinlemek.

Eğer kendi içinizde motivasyonu sağlamakta zorlanıyorsanız bir arkadaşınızdan yardım isteyebilirsiniz. Örneğin; bitirmek istediğiniz raporunuzu tamamlayamazsanız bir ceza tanımlayıp sizi kontrol etmesini isteyebilirsiniz. Oldukça yaygın ve işe yarayan bir strateji olduğunu söyleyebilirim.

Deadlinesız çalışmayın ve işleri parçalara bölün.

Aylar öncesinden verilen ödevi son gecede tamamlamaya çalışıp uykusuz kaldığımız çok olmuştur. Bu durum aslında işlerin gözümüzde büyümesinden kaynaklanır. Kendimden bir örnek vereyim. Oldukça komik olsa da bu yazıyı yazmayı haftalardır ertelediğimi itiraf etmeliyim. Evet! Kafamdaki fikirleri toparlayıp yazıya dökmekten çekindim ve hep erteledim. Sonrasında başına oturdum, başladım ve gerisi geldi. Bunun için öncesinde işleri parçalara ayırdım. Bu yazıyı hazırlama aşamalarım kabaca şu şekilde:

• Öncesinde erteleme anahtar kelimesinde araştırma yaptım.
• Notlarımı aldıktan sonra yazıyı planladım.
• Metni hazırladım.
• Yazım kontrollerini yapması için kuzenimden yardım aldım.
• Yazının görsellerini hazırladım.
• Siteye yazıyı ekleyip gerekli düzenlemeleri yaptım ve paylaştım.

Baktığınızda saatlerinizi alan bu süreci yalnızca X yazısını yayınla şeklinde düşündüğünüzde gözünüzde büyümesi çok doğal. Çünkü aslında çok fazla prosesi tamamlamanız gerekiyor. Ancak bu şekilde parçalara böldüğünüzde ve her birine bir bitiş tarihi atadığınızda ertelemeden yapmaya başlayacağınıza eminim. Karşınızda canlı örneği duruyor!

Sevgiler.

Kaynak:

https://jamesclear.com/procrastination

Neden Sürekli Erteliyoruz? | Erteleme Hastalığı yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Bir hafta önceden programınızı planlayın

Haftalık planlama yaparak önümüzdeki yedi günün çerçevesini oluşturmak, gün içerisinde ortaya çıkabilecek öngörülemeyen işler için bize esneklik sağlayabilir. Her gün için kendinize boş zaman atamayı ihmal etmeyin. Haftalık bir plan, fazla rezervasyon yapmadan veya son teslim tarihlerini kaçırmadan beklenmedik durumlara uyum sağlamanız için sizi özgür kılabilir.⠀

Rutinlerin gizli gücünü ortaya çıkarın.

Araştırmalar, bir kişinin günlük üretkenliğinin % 40’ının rutinleri tarafından desteklendiğini gösteriyor. Üretkenliğimizi arttıracak rutinler benimsemek bu konuda önemli. ⠀

Hayır demeyi öğrenin.⠀

Yolunuza çıkan her şeyi kabul etmeye mecbur hissediyorsanız, verimliliğinizin zayıflaması çok uzun sürmeyecektir. Hayır demekte, gücenmeden dostça ve açık kalmanızı sağlayan bir sanat vardır.⠀

Çoklu görevleri minimumda tutun.⠀

Yapılan araştırmalar aynı andan birden fazla göreve odaklanmanın verimliliği olumsuz etkilediğini gösteriyor. Bu sebeple günümüzü planlarken görevleri ayrı tutmakta fayda var. Bir görevi tamamladıktan sonra diğerine geçerek dikkat dağınıklığını minimuma indirebilirsiniz.⠀

Kaynak⠀

Hall, J. (2021, March 28). How To Curate Your Schedule For Optimal Productivity. Forbes: https://www.forbes.com/sites/johnhall/2021/03/28/how-to-curate-your-schedule-for-optimal-productivity/⠀

Daha Verimli Bir Hafta İçin Programınızı İyileştirecek İpuçları yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Bir süredir tasarımlarını yaptığım ve deneyimlediğim “alışkanlık takibi çizelgelerimi” duyurmak için bugünden daha güzel bir zaman düşünemedim. Eğer bu hesabı takip ediyorsanız her gün kendinizin daha iyi bir versiyonu olmak için çabalıyor olmalısınız. Öyleyse bu çizelgeleri çok seveceksiniz.

Alışkanlıklar çoğu zaman eylem ve ödül şeklinde ilerleyen bir sürecin sonunda gerçekleşir. Eylemin sonunda ödül varsa, o eylemi yapmaya devam ederiz. Kazanmak istediğimiz alışkanlıkların takibini yapmak gün sonunda başarmışlık hissi ile bizi motive eder. Her gün çabaladığımızı görmek alışkanlığımızı sürdürülebilir kılma ihtimalini arttırır. Her gün çizelgemize yeni bir işaret eklemek ödül hissini tetikleyecek ve alışkanlık zincirimizi güçlendirecek.

İndirilebilir çizelgelere buradan ulaşabilirsiniz.

Sevgiler!

Ücretsiz İndirilebilir Alışkanlık Takip Çizelgeleri yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Diğer pek çok endüstri mühendisliği prensibi gibi Kaizen de Toyota üretim hattında uygulanmaktaydı. Toyota, çalışanlarını meydana gelen hatalardan ötürü cezalandırmak yerine, onları oluşan bu hataların çözümü için önerilerde bulunmaya teşvik ediyordu. Yani bir eğitim aracı olarak kullanmaktaydı. İyileştirmek istenilen işler üzerine istikrarlı ve sürekli olarak çalışma yapılmaktaydı. Batı dünyası ise Kaizen’i 80’lerin sonunda, Masaali Imai’nin çalışmaları ile tanımıştı.

İlk olarak üretimde karşımıza çıksa da, Kaizen felsefesini geliştirmek istediğimiz her alanda kullanabilmemiz mümkün. Birkaç örnek verecek olursam, yeni bir dil öğrenmekten ders çalışmaya, bir proje üzerinde çalışmaktan kitap okumaya hayatınızın pek çok alanında Kaizen felsefesi ile büyük çabalar harcamadan zamanla büyük değişimler yaratabilirsiniz.

Kaizen Tekniği Kişisel Hayata Nasıl Uygulanır?

Kendinize hangi alanda daha iyi olmak istediğinizi sorun. Bunun için hangi küçük adımları atabileceğinizi düşünün.

Birçoğumuz yeni yıla girerken 2021’de yapmak istediklerimizi, hedeflediklerimizi bir kağıda yazdık. Tahmin ediyorum ki pek çoğu çok büyük ve gerçekleşmesi zaman alan hedefler. Ancak kaçırdığımız nokta şu: Hedeflere hemencecik ulaşmak, kısa sürede sonuç almak istiyoruz. Maalesef bu pek mümkün değil. Ben geçtiğimiz yıl gerçekleştiremeyeceğim hedefler koymayı bir kenara bıraktım. Bunun yerine gerçekleştirmek istediğim hedeflerime ulaşabilmek için beni hedefime götürecek küçük ama sürekliliğini sağlayabileceğim alışkanlıklar kazanmaya çalışıyorum. Örneğin; (klişe bir örnek olacak ama ) bu yıl 30 kitap okuyacağım demek yerine, her gün 10 sayfa bile olsa okuyacağım diyorum. Yani sonuca değil sürece odaklanıyorum. Başka bir örnek verecek olursam, bir konuda uzmanlaşmak istediğinizi düşünelim. Hikaye yazmak, bir programlama dili öğrenmek ya da tasarım yeteneklerinizi geliştirmek istiyorsunuz diyelim. Her gün bunun için 5 dakika ayırdığınızı varsayalım. 1 yılın sonunda geleceğiniz noktaya düşünsenize! Bilginiz lineer olarak değil üstel olarak artacaktır. Barış Özcan bu konuda çok güzel bir video hazırlamış. Vaktiniz olursa izlemeniz için aşağıya bırakacağım.

Bu yazı ilginizi çektiyse, Kaizen Yolu kitabını okumanızı öneririm. Yazar Robert Maurer kitabında, Kaizen’in nasıl işe yaradığını anlatmasının yanı sıra hayatınızın her alanında istediğiniz değişimi nasıl gerçekleştirebileceğinizi de anlatmakta.

Yazımın sonuna gelirken, alışkanlıklar konusunda bir proje üzerine çalıştığımı belirtmek istiyorum. Umarım yakın zamanda sizlerle paylaşacağım.

Hayatınızın her zaman bir önceki günden daha güzel ve verimli olmasını diliyorum.

Sevgiler!

Ufak ve Sürekli Adımlarla Büyük Değişimler | Kaizen yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Evinizin bir bölümünü dikkatiniz dağılmadan çalışabileceğiniz bir çalışma alanı olarak düzenleyin.

Dikkat dağıtıcı unsurlar evden çalışırken en sık karşılaştığımız zorluklardan biri. Odağınızı olabildiğince yaptığınız işte tutabilmek için bunlardan uzakta kalabilmek önemli. Örneğin; çalışırken telefonunuza gelen sosyal medya bildirimleri dikkatinizi dağıtıyorsa çalışma saatleriniz içerisinde telefonunuzun sosyal medya bildirimlerini kapatmayı deneyebilirsiniz. Bunun yanında çalışırken evde yapmanız gereken işler ( çamaşırları yıkamak, akşam yemeğini hazırlamak gibi) aklınıza geldiğinden odağınız başka düşüncelere kayıyor olabilir. Yetiştirmeniz gereken raporu hazırlarken ev işlerini aradan çıkarmak yerine bu işler için ayrı bir zaman belirleyin. Bu işleri de yapılacaklar listenize eklemeyi unutmayın.

Farklı yerlerde çalışıp verimli olabiliyorsanız şanslı azınlıktansınız. Araştırmalar gösteriyor ki çalışmak için hep aynı mekanı kullanmak verimliliğimizi arttırıyor. Evinizde odaklanmak için bir çalışma alanı belirleyin. Bu alanı ofisinizdeki masanız gibi düzenlemeniz konsantrasyonunuzu pozitif yönde etkileyecektir.

Günlük ve haftalık yapılacaklar listesi hazırlayın ve olabildiğince bu listeye sadık kalın.

Evden çalışırken evdeki rutinlerle yapılacak işler çokça birbirine karışabilir. Bu gibi durumlar verimliliğinizi olumsuz etkiler. Örneğin; yarına yetişmesi gereken sunumunuzu hazırlarken aklınız bir yandan akşam yemeğinde olursa muhtemelen dikkatinizin dağılması zaman kaybetmenize yol açacaktır. İşte bu durumdan kurtulmak için basit bir yapılacaklar listesi hazırlamak işinize çokça yarayacaktır. Yapılması gerekenleri küçük parçalara ayırarak listeye eklemek hem o işi gözünüzde büyütmenizi engelleyecek hem de bitirdiğiniz işlerin üzerini çizmiş olmak, motivasyonunuzu arttıracaktır.

Çalışma saatlerinizi belirleyin. Zaman yönetimine önem verin.

Evden çalışırken çalışma saatlerini düzenlemek oldukça önemli. Eğer çalışma saatlerini kendinize göre ayarlayabileceğiniz bir işte çalışıyorsanız bu madde sizin için çok daha önemli olacaktır. “Uyandığım saatte çalışmaya başlarım.” mantığıyla her gün farklı saatlerde plansız çalışarak verim yakalayabilmeniz pek de mümkün görünmüyor. Bu nedenle işe başlamak ve belirli aralıklarla mola vermek için kendinize bir plan yapın. Planınıza sadık kalabilmek için bu planı çalışma arkadaşlarınızla da paylaşabilir, onları da dahil edebilirsiniz. Zamanımı etkili yönetebilmek için kullandığım Google Takvim uygulamasından bahsettiğim yazımı okumak isterseniz hemen buraya bırakıyorum.

Hareket etmeyi, belli aralıklarla molalar vermeyi unutmayın.

İşe gidip gelmek, öğle yemeğini dışarda yemek, gün içinde koşuşturmalar içerisinde olmak sizi aktif tutar. Ancak kabul edelim evden çalışırken bu kadar hareket edemiyoruz. Çoğu zaman masa başında çalışırken saatlerin nasıl geçtiğinin farkına varamayız. Ancak vücudumuzun hareket etmeye ihtiyacı var. Evden çalışırken hareket etmeyi unutmamalıyız. Örneğin; iş gününe hafif bir egzersizle başlayabilir ya da hazırladığınız günlük yapılacaklar listenize “belini esnet” hatırlatmaları ekleyebilirsiniz. Günlük adım sayınızı arttırmak için bir sokak ilerideki marketten alışverişinizi yapabilirsiniz. İnanın vücudunuz size minnettar kalacaktır.

Kıyafetinizi değiştirin, pijamalarla çalışmayın.

Yumuşacık pijamalarla çalışma fikri çok cazip geliyor farkındayım. Ancak evden çalışırken sizi rahat hissettiren her şeye temkinli yaklaşmanızı öneririm. Sabah bilgisayarın başına geçmeden pijamalarınızı değiştirip en sevdiğiniz ev kıyafetinizi giymek, belki favori parfümünüzü sıkmak beyninize “iş gününe” hazır olduğunuzun sinyalini gönderecektir. Bu basit yöntemi uygularsanız üretkenliğinizin arttığını göreceksiniz.

Sevgiler!

Uzaktan Çalışma Sürecinde Verimlilik İpuçları yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

“Cheaper by the Dozen” filminin Gilbreth adlı gerçek bir aileden ilham aldığını biliyor muydunuz? Filme konu olan ailenin ebeveynleri Lillian Moller Gilbreth ve Frank Bunker Gilbreth ilk endüstri mühendislerindendi. Bilimsel yönetimin savunucusu ve hareket etüdünün öncüleriydiler. Çocukları Ernestine ve Frank Jr. tarafından yazılan Cheaper by the Dozen and Belles on Their Toes isimli kitaplarında zaman ve hareket etüdüne olan ilgilerini böylesine büyük bir ailenin organizasyonuna ve günlük aktivitelerine nasıl uyguladıklarını anlatmışlardı.

Anne Lillian, 1920’lerdeki icatları sayesinde günümüzün modern mutfağı, ortak görevleri tamamlamak için gereken adımların sayısını en aza indirecek şekilde tasarlanmıştı. Pedallı çöp tenekesi ve buzdolabı kapıları için raflar gibi icatların patentini almıştı. En etkili başarılarından biri, 1929 Women’s Exposition’da tanıtılan “Gilbreth’s Kitchen Practical” formunda geldi. “Mutfak Üçgeni” olarak bilinen bu ilke bugün hala kullanılıyor.

İşte sizlere kısaca bahsettiğim bu kalabalık ailenin bilimsel metotları günlük işlere uyarlaması, bu yazıyı hazırlamamda bana ilham verdi. Gilbreth’lar gibi yeni yöntemler geliştirmedim ancak endüstriyel olarak kullanılan 2 Endüstri Mühendisliği prensibini çok fazla teknik detaya girmeden, yalın bir şekilde kendi evinize nasıl uygulayabileceğinizi anlatmaya çalıştım. Girizgahı uzun tuttum. Haydi başlayalım!

1. Disiplin: 5S

5S orijinal olarak Japonca 5 kelimelerinin ilk harflerinden geliyor.

• Seiri (Sınıflandırma)
• Seiton (Düzenleme)
• Seiso (Temizlik)
• Seiketsu (Standart Temizlik)
• Shitsuke (Disiplin)

Kısaca “düzenlilik ve temizlik” olarak düşünülse de sadece temizlikten fazlasını içeren bir ilke. Bir işyerindeki başarı ve başarısızlıkların temelinde 5S yer alır. Karmaşık, düzensiz, temiz olmayan bir üretim/ofis ortamında aksaklıklar meydana gelmesi kaçınılmazdır.

1. Sınıflandırma:

Gerekli ve gereksiz nesneleri sınıflandırıp, bu nesnelerin tekrar kullanılıp kullanılmayacağına karar verilmesi gerekir. Bu işlem için “kırmızı etiketleme” kullanılabilir.

Kırmızı Etiketleme: Bu işlem ile fabrika turu sırasında gereksiz malzemeler etiketlenir. Tur sonunda kırmızı etiketlenmiş malzemeler ortadan kaldırılır. Böylece alan kazanılmış olur.

2. Düzenleme:

Düzenleme, gerektiği zaman aranılan malzemeye kolayca ulaşılabilmesi için o malzemeye uygun bir yer belirlemektir.

3. Temizlik:

Yerleri süpürmek, araç-gereçleri temizlemek, atıkların kaynağını ortadan kaldırmak gibi işlemleri kapsar.

4. Standartlaştırma:

İlk üç adımın düzenli olarak sürdürülmesini sağlamaktır. Bunun için iş çizelgesi hazırlanmalı ve tüm bu temizlik aşamalarının hangi aralıklarla kontrol edileceği belirlenmelidir.

5. Disiplin:

5S’te en zor aşamadır. 5S adımlarının kurumsallaşması anlamına gelmektedir.

Gelelim 5S’i kendi evimizde nasıl uygulayacağımıza

Yukarıda 5S’in adımlarını az çok anladığımızı düşünüyorum. Şimdi evde uygulayabileceğimiz örneğimize gelelim.

Mutfaktaki kiler dolabımıza 5S uygulayacağımızı düşünelim. Öncelikle her ürünün son tüketim tarihine ve bir daha kullanıp kullanmayacağımıza bakarız. Kullanılmayacakları ve son kullanma tarihi geçenleri ayıklarız. Sonra boşalan rafı temizler, kırıntıları süpürürüz. Daha sonra her bir ürüne yer ataması yaparız. Etiketlerle ürünlere ait yerleri netleştiririz. Örneğin; en çok kullanılanları, pişirme sırasında erişime en kolay olacak şekilde yerleştiririz. Son olarak da amacımız bu sistemi sürdürmek olur. Düzenli aralıklarla bu adımları tekrarlarız.

Stajda ofis ortamında yaptığım 5S uygulamasını aşağıda sizinle paylaşacağım.

2. Disiplin: Ergonomi

Ergonomi; insan, nesne ve sistem arasındaki etkileşimle ilgilenen bir bilimdir. İnsanların yaşamlarının her aşamasında kullandıkları sistem, alet ve hareketlerin tasarımıyla ilgilenir. Amacı; insanın sağlık ve güvenliği ile birlikte sistemin performansını da maksimum seviyeye çıkarmaktır.

İnsanların çalışırken ısı, ışık, basınç, ses, titreşim, gürültü, hız açısından neye dayanabileceği ergonominin araştırma alanlarıdır.

Günümüzde ergonomi araştırmaları ise, kişinin yalnızca kullandığı alet ve metotları gibi fiziksel ortamı göz önünde bulundurmaz. Aynı zamanda çalışanın düşünce yapısı, diğer çalışanlarla olan ilişkileri gibi tüm psikolojik ve sosyolojik çevresi ile kısacası insanın tümüyle ilgilenir.

Ev işlerini yaparken ne kadar eğilip doğrulduğunuzu, sürekli kullandığınız eşyalara erişmek için ne kadar uzandığınızı düşünün. Ya da evden çalışıyorsanız, çalışma ortamınız nasıl? Sandalyeniz rahat mı? Aydınlatma yeterli mi? Gün sonunda gereğinden fazla yorgun hissediyor musunuz? Tüm bu süreçleri bize daha uygun hale getirebilir miyiz?

Evinizde uygulayabileceğiniz bazı örnekler

• Çalışma masanızı ergonomik hale getirmekle başlayabilirsiniz. Bilgisayarınızın göz hizanızda olabilmesi için altına bir kitap yerleştirebilirsiniz. Bu sayede boynunuzu bükmenizden kaynaklı ağrılar yaşama olasılığınız azalacaktır.
• Tüm gün oturmak yerine arada ufak egzersizlerle kaslarınızı çalıştırabilirsiniz.
• Bilgisayarınızda ya da telefonunuzda zaman geçirmekten kaynaklı göz yorgunluğunuzu azaltmak için mavi ışık filtreli gözlükler kullanabilirsiniz.
• Mutfağınızdaki dolapları, en çok kullanılan gereçleri eğilmenize gerek kalmayacak şekilde düzenleyebilirsiniz.
• Alışveriş poşetlerinizi mümkün olduğunca vücuda yakın ve iki kola eşit dağılacak şekilde taşıyabilirsiniz.

Şimdilik aklıma gelenler bunlar. Örnekleri çoğaltmak mümkün.

Eğer bu yazım ilginizi çektiyse Stigler’in Diyet Problemi isimli yazıma göz atmayı unutmayın!

Sevgiler!

Evinize Uygulayabileceğiniz 2 Endüstri Mühendisliği Disiplini yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Kanban Tekniği nedir?

Kanban tekniği; üretim sistemlerinde, üzerinde çalışılan işlerin sınırlandırılması ve maksimum iş alma kapasitesine ulaşıldığında gerekli sinyalin verilmesine dayalı bir çekme mekanizmasıdır. Bu teknik 1940’larda Toyota fabrikasında bir mühendis olan Taiichi Ohno tarafından, fabrikadaki işleri daha düzenli ve verimli bir hale getirmek için geliştirilmişti. Kanban eski Japonca’da tahta ya da tabela anlamına geliyordu. Ben size bu yazımda Kanban tekniğini kendi verimliliğimizi arttırmada ve zamanımızı doğru yönetebilmede nasıl kullanabileceğimizi anlatacağım.

Bu teknik aşağıda gördüğünüz şekilde aslında 2 temel prensibe sahiptir.

1. Görselleştirmek
2. Sınırlandırmak

Görsel algılamamızı sağlayan beyin nöronları, beynin gri maddesinin %30’unu oluşturur.

Görsellere bakarken insan beyni bilgi parçalarını aynı anda işleyebilir ve bu süre bir metni okumaktan 60.000 kat daha hızlıdır. Aynı zamanda görselleştirmek, görevi somut bir şekilde gözümüzün önünde olmasını sağlar. Diğer yandan sınırlandırmak ise görevlerin yığılıp uzun zamana yayılmasına engel olur. İşte tüm bu süreci yönetmenin en popüler yolu Kanban Panosu‘dur.

Kanban Panosu Nasıl Oluşturulur?

Bu tekniğin birçok farklı alanda kullanımının olmasıyla beraber en yaygın kullanılan şekli 3 aşamadan meydana geliyor. Şimdi size kendi yöntemimle anlatmaya çalışacağım. Elimize aldığımız kağıdı 3 sütuna bölüyoruz. İlk sütuna “Yapacağım”, ikinciye “Yapıyorum” ve sonuncuya “Yaptım” yazıyoruz. (Tabii siz bu isimlendirmeyi istediğiniz gibi değiştirebilir, eklemeler yapabilirsiniz.)

Yapacağım:

Bu sütuna yapmamız gereken ya da yapmak istediğimiz işleri yazıyoruz. Daha renkli ve göze hoş gözüken bir çalışma isterseniz renkli post-itler de kullanabilirsiniz. Böylece yapılacak işleri somut hale getirmiş olacağız.

Yapıyorum

Yapacağım sütununda belirlediğimiz işlerden birkaçını buraya geçiriyoruz. Burada önerilen en fazla 3 görevi seçmek çünkü aynı anda çok fazla işe zaman ayırmak kolay değil. Görev sayısını sınırlandırarak başladığımız işi yarım bırakma ya da özensiz bir şekilde tamamlama ihtimalini en aza indirmiş oluyoruz.

Yaptım

Bitirdiğimiz görevleri son sütuna alıyoruz. Bunu yapıyor olmak tamamladığımız işleri görerek motivasyonumuzun yükselmesini, aynı zamanda bitirdiğimiz görevleri zihnimizden çıkararak üzerimizde oluşturduğu stresin de azalmasını sağlayacaktır.

Bu tekniğin faydaları neler?

• Aklını tüm yapacaklarınla meşgul etmek performans kaybına ve strese neden olur. Bunun yerine her şeyin bir yerde yazılı olması hiçbir şeyi atlamayacağına emin olmaya yardımcı olacaktır.
• Sadece “Yapacağım” listesindeki 3 işe odaklandığın için öncelikli işleri önceliksiz işlerden ayrıştırmış olursun. Böylece gün sonuna büyük işleri bırakmak yerine daha önemsiz “yapılmasa da olur” tarzı işleri bırakmış olursun.
• Yaptığın her işi “Yaptım” bölümüne yerleştirmen, bir günde ne kadar işi yaptığını ve ne kadar çalışkan olduğunu görmene yardımcı olur, motivasyonunu arttırır.

Yazımı tamamlamadan önce Kanban Panosu tekniğinin özellikle iş yönetme ve yazılım geliştirme süreçlerinde sıklıkla kullanıldığını belirtmek istiyorum. Trello, Pivotal Tracker gibi proje yönetiminde kullanılan popüler web tabanlı yazılımların da işleyiş mantığı bu teknikten geliyor. Bu gibi programları hem profesyonel işlerinizi planlamak için hem de kişisel yaşamınızı düzenlemek için kullanabilirsiniz.

Her yeni günün bir öncekinden daha verimli ve mutlu geçmesini diliyorum.

Sevgiler!

Etkili Zaman Yönetiminde Kanban Tekniği yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Cyril Northcote Parkinson, uzun yıllar devlet memuru olarak çalışmış bir tarihçiydi. Yıllar boyunca devlet dairelerinde gerçekleştirilen çalışmaları dikkatlice takip etti. Günlük tecrübelerine dayanarak, temel prensiplerini destekleyebileceği modeller bulmayı da başardı. Böylece aşağıdaki 3 görüşü ortaya attı.

• Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.
• “Giderler, tüm gelirleri karşılayana kadar artar.”
• “Gündemdeki konulara ayrılan zaman, önemi ile ters orantılıdır.”

Parkinson Yasası nasıl çalışır?

Bir işin tamamlanması için gerekli olan bir süre var, öyle değil mi? Siz bu işi ne kadar uzatırsanız, işin de o süreye yayıldığına tanıklık edersiniz. Yani yazmanız gereken bir raporu tamamlamak için bir haftanız varsa raporu bir haftada, üç haftanız varsa üç haftada, iki ayınız varsa da iki ayda tamamlarsınız. Bir görevi tamamlamak için fazladan zaman verildiğinde, insanların gerekli olmasa bile bu zamandan yararlanma eğiliminde oldukları görülür. Bu durumun sonuç üzerinde herhangi bir etki yaratmadığını gösteren çalışmalar bulunmaktadır. Harcanan ekstra zaman o işin kalitesini artırmaz. Yalnızca yapmak istediğinizi daha da karmaşık bir hale getirir. Daha fazla zaman harcamanıza sebep olur. Bu nedenle işi bitirmek için sanal bir zaman sınır belirlemek çok önemlidir.

Diğer yandan, 1 haftada bitecek bir işi 2 haftada tamamlamak zihni sürekli bu işin varlığıyla meşgul etmeyi de beraberinde getirir. İşin bitmemesi sebebiyle zihninizde bıraktığı dikkat tortusu verimliliğinizi düşürür, beyninizin bir köşesinde tamamlanana kadar sizi bekler.

Minik bir not: Cal Newport Pür-Dikkat kitabında Minnesota Üniversitesi’nden işletme profesörü Sophie Leroy’un “Why Is It So Hard To Do My Work?” isimli makalesindeki “dikkat tortusu” kavramından bahsediyor. Bu kavram çok kısaca, tamamlanmayan bir işten başka bir işe geçerken zihnimizde önceki işe dair kalan düşüncelerin(tortuların) verimliliğimizi düşürdüğü anlatıyor.

Bu yasası farklı kaynaklar için de geçerlidir.

Parkinson’un ikinci önerisinde, her ne kadar bürokrasiden yola çıkarak oluşturulsa da, bu kanunun harcamaların düzenlenmesi gibi yaşamın diğer yönlerinde de kullanabildiğini görebilirsiniz. Bu önerisinde Parkinson ne kadar para kazandığınızın çok da öneminin olmadığını, her zaman için gelir-gider dengesinin bozulmasının zor olduğunu söylüyor. Yani ne kadar kazanırsanız, o kadar harcarsınız.

Son önerisinde de Parkinson gündeminizde öne çıkan konuların aslında daha az öneme sahip olduğunu savunmuştur. Yani Parkinson’a göre en az önem arz eden konular, en çok zaman çalan konulardır. Zaman daha verimli bir şekilde kullanılarak ele alınmalıdır.

Zamanınızı daha iyi yönetmek istiyorsanız kendinize kısıtlar koymaya başlayın!

Sonuç olarak, hayatımızın önemli bir bölümünü nasıl geçtiğini anlamadığımız verimsiz işlerle geçiriyoruz. Zamanımızı doğru kullanmayı bazen göz ardı ettiğimiz de oluyor. Eğer zamanı sınırlandırma becerisini elimize almazsak, bu boşa giden zaman sürekli artmaya devam edecek ve arttıkça da o ölçüde avantajlarından çok dezavantajlarını yaşayacağız. Sizler de benim gibi düşünüyor ve bu olağan akışı yönetmek istiyorsanız buraya kadar okuduğunuz yazımdan sonra bu farkındalığı kazanmış olmalısınız.

Sevgiler.

Kaynak:

A.Locke, J. F. (1967). Parkinson’s Law as a goal-setting phenomenon. Organizational Behavior and Human Performance, 258-275.

Parkinson, N. (1955). Parkinson’s Law. The Ekonomist.

Parkinson Yasası | Kısıtlar nasıl üretkenliğimizi arttırır? yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

İstediğimiz hayatı zaman ayırarak kuramayız, istediğimiz hayatı kurarız daha sonra zaman kendi kendine artar.

Yazar konuşmasında yaptığı bir araştırmadan bahsediyor. Aşırı meşgul kadınların hayatlarındaki 1001 güne bakarak zaman günlüğü adını verdiği projesini gerçekleştiriyor. Bu kadınların çok fazla emek isteyen işleri var, bazılarının bakımıyla ilgilenmesi gereken çocukları, bazılarınınsa ebeveynleri, sosyal sorumlulukları var.

Vanderkam deneyinde, bu kadınların haftalık zamanlarını nasıl geçirdiklerini, kaç saat uyuduklarını vs. anlamak adına kayıtlar tutturuyor. Amaç akıp giden zaman hakkında farkındalık kazanmaları. Araştırmaya katılan kadınlardan biri, geçen hafta içinde evini su bastığı söylüyor. Halının temizlenmesi, su tesisatının tamiratı gibi işler 7 saatine mâl oluyor.

Peki şimdi soru şu: Hangimiz haftanın başında 7 saatlik zaman ayırmaya gönüllü olurdu? Büyük ihtimalle araştırmanın katılımcıları da, biz de çok meşgul olduğumuzu, hiç zamanımızın olmadığını söylerdik. İşte bu durum bize zamanın esnekliğini gösteriyor. Zaman yönetiminde önceliklendirmenin önemini vurguluyor.

“Zamanım yok.” çoğunlukla “Önceliğim değil.” anlamına gelir.

Vanderkam sonrasında önceliklendirme için şu stratejiyi sunuyor dinleyicilerine.

Önceliklerini listelendir!

Bunun için yazarın tavsiyesi Cuma öğleden sonraları bir liste hazırlamak. Önünüzdeki haftayı düşünürken 3 kategori belirlemek.

• Kariyer,
• İlişkiler,
• Kendimiz.

Her bir kategoriye 2-3 öge belirledikten sonra önünüzdeki haftaya istediğiniz gibi yerleştirmekte serbestsiniz. Haftada 168 saatiniz var, 40 saat işte ve iki saatinizi (iyimser bir tahminle:) ) yolda geçirdiğinizi, 8 saat uyuduğunuzu varsayarsak geriye 62 saatiniz kalıyor. Bu kadar zaman aslında oldukça fazla. Örneğin günlük olarak egzersiz yapmak için, gelecek ay gireceğiniz sınava hazırlanmak için, CV’nizi düzenlemek için ya da hobinize vakit ayırmak için zamanınız var.

Ancak biraz boş zamanımız olduğunda ne yapıyoruz?

Kendimizi bir anda Netflix’te buluyoruz ya da sosyal medyada başkalarının hayatlarını izlerken zamanımızı boşa harcıyoruz.
Çok meşgul olsak bile, önemli işlerimiz için vaktimiz var. Önceliklerimize odaklanarak istediğimiz hayatı yaşamak da bizim elimizde.

Sevgiler!

Zamanının Yönetimi Senin Elinde! |Önceliklendirme Metodu yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.

Planlama Yanılgısı Nedir?

Öncelikle çok kısa bir kavramdan bahsetmek istiyorum. Planlama Yanılgısı (Planning Fallacy). Benim de çokça yaşadığım ve literatürde yaygın olan bir zihinsel eğilim. Bu eğilim temelde, bir iş için ayıracağımız zamanı hesaplarken oldukça iyimser davranıp tüm dikkatimizi o işe vereceğimizi düşünmekten kaynaklanıyor. Haliyle herhangi bir işin gerçekte alacağı sürenin çok daha altında bir sürede tamamlanacağına dair bir beklenti geliştirmiş oluyoruz.

Peki planlama yanılgısıyla nasıl baş edebiliriz?

Artık yapılan çalışmadan bahsedebilirim2000 yılında Hollandalı bir araştırma grubu, 122 üniversite öğrencisi ile birlikte bir çalışma gerçekleştiriyor. Çalışmaya katılan öğrencilerden, gelecek hafta yaşayacakları bir gündeki deneyimlerini anlattıkları bir rapor yazmaları isteniyor. Ardından tüm öğrencilere, seçtikleri gün sona erdikten sonra raporu unutmadan “olabildiğince kısa sürede” tamamlamaları söyleniyor. Son olarak öğrencilerin seçtikleri günü ve hazırladıkları raporlarını teslim edecekleri günü belirtmeleri isteniyor.

Buradan sonrasında öğrencilere verilen yönergeler farklılaşmaya başlıyor. Haberleri olmasa da öğrenciler 2 gruba ayrılmış durumdalar.

1. Grup

İlk gruptaki öğrencilerin raporlarını nerede ve ne zaman yazacaklarına karar vermeleri gerekiyor. Aynı zamanda bunu yaparken de oldukça spesifik olmaları isteniyor. Bununla da yeterli olmayıp belirledikleri durumu hayallerinde canlandırmaları isteniyor.

2. Grup

İlk gruptan istenen durumlardan bu grubun haberi olmuyor.

Araştırmanın sonuçlarına gelecek olursak:

• İlk gruptaki öğrenciler raporu bitirecekleri günü tahmin ederken diğer gruba göre daha iyimser davranmış. Yani daha hızlı tamamlayacaklarını planlamışlar. Gün sonunda da daha kısa sürede raporlarını bitirmişler.
• Aynı zamanda ilk grubun görevi bitirmeyi planladıkları süre ile gerçekte tamamladıkları süre arasındaki fark ikinci gruba göre anlamlı olarak daha az olmuş.
• İlk grupta yer alan katılımcılar, görevi gerçekleştirdikleri esnada dış uyaranlardan daha az etkilenmiş. Araştırma grubu bu durumun nedeninin, katılımcıların görevi gerçekleştirecekleri zaman ve mekanı düşünürken zihinlerinin mevcut ortamı tarayıp en az bölünecekleri seçeneği saptadığını düşünmüşler.

Kaynak:

Koole, S., & van’t Spijker, M. (2000). Overcoming the planning fallacy through willpower: effects of implementation intentions on actual and predicted task-completion times. European Journal Of Social Psychology, 30(6), 873-888.

Nasıl Plan Yapmalıyım? yazısı ilk önce Dilek Gümüş üzerinde ortaya çıktı.